Come risparmiare con la conservazione sostitutiva

Le aziende e gli studi professionali hanno quotidianamente a che fare con una grande mole di documenti che devono essere conservati, nel rispetto della legge, per diversi anni. Gli atti in formato cartaceo sono, però, estremamente delicati perché si possono smarrire o danneggiare e ciò può arrecare gravi danni a ditte e clienti.

Per ovviare a tutto questo, nasce un sistema di conservazione sostitutiva che garantisce, previo il rispetto di regole ben precise, l’autenticità, l’affidabilità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità di tutti i documenti sottoposti a tale iter. La presente guida vuole condurre il lettore alla scoperta di questa procedura soffermandosi meglio su definizione, vantaggi e fasi principali; nella parte finale viene, invece, descrita in modo sommario la conservazione sostitutiva della fatture. Vediamo di seguito che cos’è la conservazione sostituitiva (su savinosolution.com sono disponibili ulteriori approfondimenti).

Che cos’è la conservazione sostitutiva?

La conservazione sostitutiva è un processo che consente ad aziende e liberi professionisti di sostituire i documenti cartacei con atti in formato digitale dal valore legale, fiscale e tributario. La digitalizzazione si fonda, più precisamente, sul processo informatico e legale volto alla validazione e all’autenticazione dell’atto stesso attraverso:

• firma digitale;
• marca temporale.

La prima consente di apporre la firma elettronica ai documenti nel rispetto di autenticità, integrità e legalità, mentre la marca temporale associa agli atti data e ora ed è, generalmente, affidata all’Ente Certificatore (Time-Stamping Authority o TSA).

La conservazione sostitutiva non deve, infine, essere confusa con l’archiviazione elettronica dei documenti; quest’ultima prevede la semplice scannerizzazione degli atti in formato cartaceo e il loro successivo trasferimento su un dispositivo elettronico dedicato quale pen drive, DVD, CD e dischi esterni. La conservazione sostitutiva è, invece, una procedura regolamentata che consente, al termine dell’intero iter seguito, la completa distruzione del materiale cartaceo.

I principali vantaggi della conservazione sostitutiva

La digitalizzazione e la conseguente conservazione sostitutiva degli atti presenta innumerevoli vantaggi; vediamo brevemente i principali.

• Importante risparmio sui costi di stampa: società e liberi professionisti possono abbattere le spese legate all’acquisto di carta e inchiostro.
• Contenimento dei costi di stoccaggio: i dati archiviati su supporti elettronici richiedono minor lavoro in termini di elaborazione e conservazione.
• Riduzione dei costi e dei tempi di gestione dei documenti: un archivio cartaceo richiede un maggior impegno da parte degli addetti ai lavori, mentre quello in formato digitale è certamente più semplice e immediato da consultare.
• Ricerca più rapida e meno stressante degli atti oggetto di interesse: reperire un documento diventa più semplice perché sono sufficienti pochi secondi e alcuni click.
• Risparmio in termini di spazio occupato: un archivio in formato digitale occupa molto meno spazio e tale aspetto si rivela fondamentale (specie negli studi di piccole dimensioni).

Tutto ciò si traduce, secondo l’Osservatorio ICT & Commercialisti del Politecnico di Milano, in un risparmio dei ricavi compreso tra il 10% e il 20% (il valore preciso viene stimato sulla base del fatturato della singola realtà lavorativa).

Il processo di conservazione sostitutiva

Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti coinvolge diversi attori (produttore, responsabile della conservazione e utente) e comprende le seguenti fasi:

• versamento;
• archiviazione;
• distribuzione.

Il produttore degli atti da digitalizzare trasmette al responsabile della conservazione il cosiddetto pacchetto di versamento (pacchetto informativo redatto nel formato concordato sulla base di quanto stabilito all’interno del manuale di conservazione), che viene analizzato in modo approfondito al fine di verificare il rispetto dei requisiti tecnici e normativi dei documenti.

Il responsabile della conservazione genera, quindi, il rapporto di versamento (attestato informatico che certifica la presa in carico dell’omonimo pacchetto) e archivia i documenti nel sistema di conservazione con conseguente generazione del pacchetto d’archiviazione comprensivo di firma digitale e marca temporale.

L’intero iter si conclude con la fase di distribuzione nel corso della quale il responsabile della conservazione genera, su precisa richiesta di un utente, un terzo pacchetto debitamente firmato.

La conservazione sostitutiva dei documenti, alla luce di quanto detto, può essere in house o in Outsourcing. La prima, come dice il nome stesso, si svolge all’interno dell’azienda/studio professionale del produttore dei documenti informatici da conservare; le operazioni nel secondo caso vengono, invece, affidate in modo totale o parziale a soggetti pubblici o privati (outsoucer) accreditati presso l’Associazione per l’Italia Digitale (AgID).

Le fatture e la loro conservazione sostitutiva

Le fatture sono l’esempio più tradizionale di documento sottoposto a conservazione sostitutiva e gli step indispensabili per portare a termine l’iter possono essere così riassunti.

• Elaborazione della fattura in formato XML con l’ausilio di un software dedicato.
• Apposizione della firma digitale per conferire valore al documento.
• Indicizzazione del singolo atto al fine di effettuare più facilmente eventuali successive ricerche.
• Inserimento della singola fattura all’interno di un lotto di conservazione (pacchetto che contiene tutte le fatture emesse in un medesimo arco di tempo).
• Chiusura del lotto con marca temporale e firma (operazione eseguita dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva).

I lotti vengono quindi conservati, come stabilisce la legge vigente, per 10 anni.

Conclusioni

Le aziende e i liberi professionisti producono quotidianamente un numero non ben precisato di documenti che devono essere conservati, nel rispetto della legge, per diversi anni. Gli archivi cartacei non rappresentano, però, per motivi di sicurezza la soluzione più ottimale perché gli atti si possono smarrire per svariate ragioni (perdita d’acqua, incendio, semplice smarrimento di alcuni fogli).

La conservazione sostitutiva si rivela, quindi, molto utile in questi casi perché vanta innumerevoli vantaggi e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

L’intera procedura, giuridicamente regolamentata, può svolgersi internamente all’azienda (in questo caso è indispensabile essere provvisti dei dispositivi necessari) o può essere affidata a soggetti appartenenti a enti accreditati (outsourcing).